Coluna Conformidade, ed. especial: entrevista com Zulene Barbosa

RETOMADA DE ATIVIDADES EMPRESARIAIS E RELAÇÕES COM O PODER PÚBLICO

com Zulene Barbosa [1]

1) Quais tipos de restrições podem ser determinadas pela Administração Pública sobre a gestão empresarial como condição de retomar as atividades econômicas?

Dentre as restrições que podem ser determinadas pela Administração Pública destacam-se a limitação ao horário de funcionamento, a capacidade máxima de ocupação por determinado m2 de área total do empreendimento e, dentro das lojas, de restrição quanto ao número de clientes em cada loja, além de proibição de experimentação, teste ou prova de produtos de estabelecimentos. Outra limitação é com relação à quantidade de vagas do estacionamento e aferição de temperatura para clientes e funcionários.

 

2) Na readequação das atividades empresariais, o gestor privado pode “optar” por cumprir uma diretriz específica, seja municipal ou estadual, em detrimento da outra?

O cenário de retomada da atividade econômica gradual reforça o papel de Governança enquanto fator de sustentabilidade empresarial relacionada com a perenidade dos negócio o que inclui cumprimento das diretrizes estaduais e municipais. Assim, não há uma opção por cumprir norma municipal e descumprir uma norma estadual.

Nesse sentido, são eixos da responsabilidade social práticas leais de operação, respeito ao consumidor, envolvimento e desenvolvimento da comunidade, variáveis que são convergentes com a função de compliance.

Convém que o comportamento de uma organização baseie-se nos valores de honestidade, equidade e integridade. Esses valores implicam a preocupação com pessoas e meio ambiente, bem como o compromisso de lidar com o impacto de suas atividades e decisões nos interesses das partes interessadas.

Diante disto, é preciso reforçar a clareza na comunicação empresarial, o que inclui orientações sobre as condutas a serem adotadas por trabalhadores e empregadores, por exemplo, dispondo de informação sobre a quantidade máxima de clientes.  Há, assim, necessidade de ampliar as orientações sobre os protocolos impostos para estimular o comportamento colaborativo dos clientes e colaboradores.

A forma de cumprimento dos protocolos pelas empresas é circunscrito à autonomia empresarial, por exemplo alguns estabelecimentos optam pelo uso de câmeras termográficas para monitorar a temperatura dos clientes em tempo real, sendo a exigência a aferição de temperatura.

Outros estabelecimentos adotam tecnologia que emite raios UVs nos corrimãos das escadas rolantes, o que impede a propagação de qualquer tipo de vírus, de maneira eficiente e ecologicamente amigável. São, assim, medidas que além de cumprir com os protocolos das autoridades públicas geram ganho reputacional, por exemplo.

Para além disto, é preciso treinamento na abordagem para que não gere responsabilidade civil ao estabelecimento, sendo a forma de comunicação uma significativa variável a ser considerada.

 

3) Quais medidas repressivas podem ser aplicadas diretamente pela Administração Pública em caso de descumprimento das suas determinações sanitárias nos estabelecimentos privados?

Há o risco de interdição, bem como de cassação de alvará, medidas a serem evitadas. É preciso destacar também o dano reputacional, uma vez que a empresa que descumpre as medidas de saúde tende a ser percebida pelo consumidor atento de uma outra forma.

No caso de descumprimento de utilização de 50% de vagas de estacionamento, por exemplo, é por si um motivo para o fechamento de centro comercial. Eventualmente, a estrutura pública socorre-se a aparato policial para efetivar tais medidas, sendo um péssimo caminho para a continuidade dos negócios o descumprimento.

Assim, a organização precisa de programas de treinamento eficazes, aptos a disseminar informações apropriadas às respectivas funções e responsabilidades dos integrantes da organização no tocante à comunicação com os clientes, colaboradores, de modo a evitar ações sancionatórias e de fiscalização.

 

4) Havendo impossibilidade de implementar alguma das condições para retomar as atividades da empresa, de que forma o gestor pode recorrer à Administração Pública?

O primeiro passo é a busca por soluções consensuais intermediadas por órgãos de representação comercial que desempenham papel significativo para mitigar a judicialização.

O protocolo para retomada de atividade empresarial há que ser razoável, de modo que não torne excessiva o plexo de obrigações a ponto de inviabilizar a retomada da própria atividade empresarial. Por exemplo, exigir que os estabelecimentos implantem em suas dependências, uma estrutura de atendimento de saúde para realização de testes pode tornar-se onerosa ao empresário, sendo passível de questionamento judicial.

 

5) De quais instrumentos e técnicas pode se valer o gestor privado para manter a empresa em sintonia com às diretrizes públicas ao longo da pandemia?

No cenário global, nacional, foi perceptível a existência de certas práticas comerciais notadamente predatórias. A pandemia motivou a readaptação organizacional em vários campos, especialmente no modo das empresas transacionarem, impactando, na reorganização de modelo de processos e de liderança face à crise.

É vital estimular o comportamento socialmente responsável na organização, mediatizado pela implantação de efetivos programas de Compliance, aptos à contribuir com as diretrizes públicas.

Embora Compliance em inglês signifique “to comply”, estar em conformidade, vinculado ao sentido de cumprimento normativo, o seu alcance vai muito além da sua semântica. Não basta o mero cumprimento frio da determinação legal, cumprir, por cumprir, para evitar sanções administrativas, este não é o alcance de um efetivo   sistema de gestão de Compliance.

Como exemplo, o cumprimento de medidas como evitar aglomeração em lojas, ou disponibilizar álcool gel, devem ser parte da cultura organizacional e serem estimuladas, sendo a metodologia Compliance útil na construção de comportamento socialmente sustentável.

Portanto, um programa eficaz de conformidade enquanto metodologia apta a manter a empresa em sintonia com as diretrizes públicas, deve incluir, no mínimo, Políticas e Procedimentos escritos, envolvimento e Supervisão do Programa pela Alta Administração, Educação e Comunicação, Monitoramento e Auditoria, Mecanismos de reporte e investigação, Due diligence, gestão de riscos e revisão periódica da eficácia do mesmo.

Preliminarmente, é vital o compromisso dos administradores e a vinculação do programa de integridade à abordagem estratégica que inclua a avaliação dos riscos, de modo a tornar os controles coerentes, com procedimentos claros para responder a possíveis suspeitas de violações de leis e regulamentos.

Portanto, a estruturação de um programa de Compliance tem de estar adequada às peculiaridades de cada organização, é preciso que seja autônoma, imparcial e independente, inclusive para exame de informações, não atrelada aos objetivos comerciais da companhia.

 

6) Quais as cautelas principais para participar de licitações e outras concorrências relacionadas à gestão pública da pandemia?

É imperioso entrelaçar Compliance à Governança, esta consistindo no imbricamento de três princípios: Transparência, Integridade e Accountability.  A transparência é a necessária abertura para garantir que as partes interessadas possam ter confiança na tomada de decisões.

Por seu turno, a integridade relaciona-se com honestidade, objetividade e altos padrões de probidade na administração de fundos públicos, recursos.  Já accountability é condição de responsabilizar-se por decisões e atividades e prestar contas destas decisões e atividades aos órgãos de governança de uma organização, a autoridades legais e, de modo mais amplo, às partes interessadas da organização. (ISO 2010).

No caso de relacionamento com o poder público algumas cautelas hão de ser observadas. Neste sentido, a inclusão de cláusulas anticorrupção é uma das possibilidades de resguardar a empresa, bem como ampliar a transparência das propostas comerciais, instrumento contratual, evitando, assim, eventuais questionamentos.

 

7) Uma vez celebrado o contrato com a Administração Pública, como a empresa pode se preservar ao longo da execução e mesmo após concluídas as suas obrigações contratuais?

No caso de compras públicas, independente de serem ou não mediatizadas por meio de licitação ou por dispensa, o caminho mais seguro do ponto de vista dos riscos de Compliance  é a  construção  de uma cultura prevenção, o que antecede a fase contratual e deve permear a organização desde a apresentação  de propostas, de forma a elidir questionamentos de super faturamento ou  questões correlatas.

Por exemplo, o   Guia de Boas Práticas da OCDE 2010 tem como objetivo fornecer orientação às empresas no “estabelecimento de controles internos efetivos, ética e programas de conformidade ou medidas para prevenir e detectar suborno estrangeiro um programa completo de compliance deve incluir, no mínimo, envolvimento da Alta Administração – Tone at the Top, Políticas claras contra corrupção a funcionários públicos.

É preciso que os colaboradores comprometam-se com tais políticas, incluindo o envolvimento da alta Administração. Nesse sentido, a ISO 37.001 relativa ao Sistema de Gestão Antissuborno, traz requisitos e fornece orientação para estabelecer, implementar, manter, revisar e aprimorar um sistema de gerenciamento antissuborno, que pode ser autônomo ou integrado em um sistema de gerenciamento geral.

É portanto, indispensável,  que a organização  possua definido uma série de  medidas e controles para ajudar prevenir, detectar e responder ao suborno, por exemplo, política antissuborno, procedimentos e controles, o que envolve esforço de  liderança, comprometimento e responsabilidade da alta administração, supervisão dos níveis superiores, treinamento antissuborno, avaliação de riscos, due diligente em projetos e parceiros de negócios, reporte, monitoramento, investigação e revisão e, especialmente medidas corretivas e aperfeiçoamento contínuo.

Em suma, é vital um esforço de liderança apto a implementar um efetivo sistema de gestão de Compliance, metodologia imbricada com a responsabilidade social e com a atuação ética empresarial, indo além do cumprimento de obrigações legais, revestindo-se expressão de cultura organizacional em sintonia com a necessidade de adaptabilidade pós pandemia para a continuidade do negócio.

 

[1] Advogada. Especialista em Advocacia Pública. Especialista em Governança, Compliance, Gestão de Riscos. Auditora em formação ISO 19600 e 37.001 (Compliance e Sistema de Gestão ntissuborno). Pesquisadora no Grupo de Análise Econômica do Direito – UFBA. Membro do Instituto Compliance Bahia, Membro do Compliance Nordeste e do LAEJU – Rede de Pesquisa, Ensino e Extensão. Atuou como Pregoeira do Ministério Público (2012-2014). Co–organizadora da obra Perspectivas em Compliance e Diálogos Jurídicos.

 

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